Sajtóközlemény, sajtóanyagírás profin… Nemzetközi projekten dolgoztunk négy országból, közösen. Szerveztünk egy kiállítást Drezdában. A német partnerektől kaptunk egy kész sajtóközleményt angolul, hogy mindenki fordítsa le a saját nyelvére. Elképedtem, hogyan írnak sajtóanyagot odakinn. Gyakorlatilag újra kellett írnom az egészet.

A sajtóközleménynek nem csak az informálás a célja. Az a cél, hogy a szerkesztő keze alá dolgozzunk. Ha jól szerkesztett sajtóanyagot kap a médium, akkor egyetlen betűt sem fog átírni benne. Azaz: az információk olyan módon jelennek meg rólunk és a cégünkről, ahogyan viszont szeretnénk látni. Nincs rosszul értelmezés, nincs tárgyi tévedés, nincs elírt adat, vagy kihagyott, fontos információ a sajtóközleményben.

Másik előny, hogy amennyiben a szerkesztőnek mérlegelnie kell, hogy két vagy több azonos fajsúlyú sajtóanyag közül melyiket válassza publikálásra, az mellett dönt, amelyikkel már nincs dolga. Vagyis

az a sajtóközlemény lesz a nyerő, amelyik jól meg van szerkesztve.

Fentiekből következik, hogy egyes szám harmadik személyben írunk sajtóanyagot, azaz nem azt írjuk, hogy „cégünk partnereinek száma jelentősen növekedett„, hanem azt, hogy „a Gránit Zrt. partnereinek száma jelentősen növekedett”.

Fontos még, hogy küldjünk leközölhető álló és fekvő képet is a sajtóanyag mellé, vagy legalább olyan fekvőképet, amelyet szükség szerint állóra is meg lehet vágni. Adott médiától függ, hogy milyen méretű és arányú képekkel dolgozik.

A sajtóanyag címe

A cím legyen frappáns, figyelemfelkeltő. Nehéz műfaj, mert nem lehet rövid címbe mindent belesűríteni. Ha nem jól csináljuk, sajnos át fogja írni a szerkesztő.

Lead, azaz a kiemelt bevezetés

A sajtóanyag első bekezdésében legyen benne minden információ: ki, mit, mikor, hol, miért. Ez két-három mondat. Az első mondat első szava nagyon fontos. Itt felejtsd el a klasszikus alany+állítmány+tárgy mondatfelépítést. A kulcsszóval kezdd a mondatod!

Sajtóközlemény, sajtóanyagírás, szövegtörzs

A sajtóközlemény következő bekezdéseiben hozzáláthatsz a bővebb megfogalmazáshoz. Itt már magyarázhatsz, kiegészítő információkat tehetsz bele, előzményekre hívhatod fel a figyelmet stb. Fontos, hogy jól tagold az írásod, legyenek benne bőven bekezdések.

A sajtóanyag stílusa és hangneme

A sajtóközlemény stílusa legyen tárgyilagos és közérthető. Kerüld a túlzott marketinges hangvételt, hiszen a cél nem az értékesítés, hanem az informálás. A szerkesztők értékelik a lényegre törő, tényszerű fogalmazást, amely nem igényel további szerkesztést. A száraz tényeket úgy érdemes tálalni, hogy az olvasó is felkeltse – erre a jól megválasztott példák és konkrétumok lehetnek a legjobb eszközök.

Sajtóközlemény, sajtóanyagírás, időzítés

A sajtóközlemény kiküldésének időpontja sem mellékes. A legjobb, ha hétköznap délelőtt érkezik meg a szerkesztőségekhez, amikor még nem halmozódtak fel a napi feladatok. Ha egy eseményhez kapcsolódik, akkor nem az utolsó pillanatban küldjük ki, hanem néhány nappal előtte, hogy a szerkesztő be tudja illeszteni a munkatervbe. Az utóközlemények – például egy rendezvényről szóló beszámolót – az esemény követő napon érdemes továbbítani.

A képek szerepe: nem csak illusztráció

Bár a sajtóközlemény alapvetően szöveges műfaj, a vizuális tartalomnak is fontos szerepe van. Egy jó minőségű, releváns kép nemcsak vonzóbbá teszi a közleményt, hanem növeli a publikálás esélyét is. Ideális esetben a kép fájlneve is utaljon a tartalomra, és mellékeljünk rövid leírást vagy képaláírást is, hogy a szerkesztőnek ne kelljen találgatnia.

Végső ellenőrzés: a siker kulcsa

Mielőtt elküldjük a sajtóanyagot, mindenképp végezzünk egy alapos ellenőrzést. Nézzük át a helyesírást, az adatok pontosságát és a kontaktinformációkat. Érdemes egy friss szemmel olvasó kollégát is megkérni az átnézésre, mert egy másik nézőpont jobban kiszűrheti az apró hibákat. Egy gondosan elkészített sajtóközlemény nemcsak az adott hír sikeres megjelenését biztosítja, hanem a cégünk vagy projektünk hitelességét is erősíti a médiában.

A sajtós elérhetősége

Az írás legvégére mindig odatesszük a sajtókapcsolatokkal foglalkozó kolléga elérhetőségeit: név, emailcím, telefonszám.

Ingyen kijavítom a nyomdába szánt anyagodat!